Atribuições do EPROC

O Escritório de Processos da UTFPR tem suas ações apoiadas em quatro eixos principais que agrupam diferentes atribuições:

– Gestão por Processo

• Modelagem, otimização, desburocratização, padronização e proposta automação de processos de negócio
• Macroprocessos finalísticos e de gestão/apoio
• Elaboração de Cadeia de valor nos macroprocessos de negócio
• Portfólio de processos
• Visão ponta-a-ponta, transversalidade, melhoria de processo e agregação de valor.
• Apoio à governança institucional, promovendo a transversalidade entre as áreas, favorecendo o alinhamento e a desburocratização dos processos de negócio, otimizando a execução das atividades por meio de suporte automatizado.
• Apoio à  gestão de riscos, incorporando controles para gestão de riscos atrelados aos processos organizacionais, registros de indicadores.

 – Transformação Digital & Proposta de Automação

• Processo automatizado por um ou vários Sistemas de Informação (internos ou externos), ferramentas ou apoio no desenvolvimento interno
• Integração entre sistemas (Ex. SEI+SIORG)
• Unificação de canais e interoperabilidade entre sistemas
• Análise de viabilidade de desenvolvimento x aquisição de sistemas
• Apoio ao Comitê de Governança Digital (antigo comitê de TI)

– Processo Eletrônico & Administração do SEI-UTFPR (Sistema Eletrônico de Informações)

• Atualização do sistema principal do SEI_UTFPR e seus módulos
• Administração e gestão do ambiente SEI-UTFPR (usuários, acesso, unidades, credenciais etc.)
• Publicação de bases de conhecimento
• Parametrização (acesso às áreas, modelos de documentos, tipos de processos, configuração de unidades, usuários com acesso etc.)
• Gestão dos Facilitadores do SEI (por área nos campus)
• Padronização dos documentos nato-digitais
• Publicidade de documentos institucionais no SEI atendendo a LAI (Lei de Acesso à Informação) e a LGPD
• Coordenação do comitê gestor do SEI-UTFPR

• Configuração e monitoramento operacional (logs, uso de espaço em disco, indexação etc.)

–  Apoio à Governança Institucional

•  Atendimento de demandas das áreas em processos de melhoria, promovendo a transversalidade entre as áreas, favorecendo o alinhamento e a desburocratização dos processos de negócio, otimizando a execução das atividades por meio de suporte automatizado.
• Apoio à  gestão de riscos, incorporando controles para gestão de riscos atrelados aos processos organizacionais, registros de indicadores e definição de pontos de controle para subsidiar a tomada de decisão, a partir de uma visão sistêmica de forma a contemplar os processos transversais. Atuação junto aos gestores para padronizar os procedimentos, atualizar normativas e definir roteiros de trabalho de forma a mitigar riscos operacionais e riscos institucionais.
• Participação em comissões/grupos de trabalho formais e informais com o objetivo de compartilhar experiências, favorecer a governança, a interlocução entre as áreas, facilitar a definição de papéis e fortalecer a visão por processos na instituição.
•  Atendimento de demandas relacionadas à LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) no papel de Encarregado de Dados ou DPO (Data Protection Officer).
• Apoio ao Comitê de Governança Digital (antigo comitê de TI).

• Análise de atos normativos sob o ponto de vista de processos de negócios.

Além disso, o EPROC:

– atende e orienta as áreas em diferentes questões, tais como instruir processos documentais, abrir chamados, dúvidas sobre sistemas e serviços digitais, dúvidas sobre governança, demandas de órgãos externos, auxílio na definição e elaboração de atos normativos, entre outros;

– atende “gaps” ou rupturas entre as áreas;

– realiza a análise de demandas das áreas de negócio para auxiliar a definir a implementação de soluções;

– dá suporte na estruturação das comissões institucionais;

– participa em comissões institucionais e grupos de trabalho para melhorar a visão sistêmica dos processos de negócio;

– apoia a elaboração do Relatório de Gestão;

– elabora o modelo de negócio e coleta os dados de desempenho institucional para o Relatório de Gestão;

– gerencia o Sistema "Cadastro de Comissões";

- atua como Encarregado de Dados ou DPO (Data Protection Officer) em relação à LGPD na UTFPR.

- é uma das áreas que compõe a Unidade de Gestão da Integridade (UGI).