Dicas e Boas Práticas para uso do SEI!UTFPR

Publicado 2/5/2018, 1:56:51 PM, última modificação 11/1/2018, 1:44:29 PM

1 - Para dúvidas em relação à operacionalização do SEI, consulte o Facilitador da sua área que está capacitado para orientar sobre os procedimentos para uso do Sistema.

2 - Consulte a Base de Conhecimento, disponível no SEI, para conhecer os procedimentos e o fluxo do processo.
 
3 - Não devem ser encaminhados processos para as unidades: UTFPR-AP, UTFPR-CM, UTFPR-CP, UTFPR-CT, UTFPR-DV, UTFPR-FB, UTFPR-GP, UTFPR-LD, UTFPR-MD, UTFPR-PB, UTFPR-PG, UTFPR-SH, UTFPR-TD, pois estas são unidades meramente estruturais para montagem de hierarquia dentro do SEI, não existindo pessoas e servidores alocados a estas unidades.
 
4 - Processos destinados à Direção-Geral ou ao Reitor devem ser enviados para as unidades GADIR, no caso dos câmpus, ou GABIR, na Reitoria.

 5 - Ao enviar processo para outra unidade, avalie se há necessidade de mantê-lo aberto na unidade atual. Em caso de dúvidas, verifique se há orientação na Base de Conhecimento. Isso evita poluição da tela de processos,  processos abertos sem necessidade e deixam o SEI mais rápido.

6 - Para acompanhar o andamento de um processo, realize pesquisa pelo número. Não há necessidade de deixar o processo aberto na unidade, salvo quando especificado na base de conhecimento para o caso de tramitação simultânea.

7 - Todo documento nato digital produzido no SEI deve ser assinado eletronicamente para que o seu conteúdo possa ser visualizado por outras unidades quando o processo for tramitado.
 
8 - As funcionalidades de modificar a ordem dos documentos, cancelar documentos e desanexar processos estão disponíveis apenas para uso dos responsáveis pelas unidades, os quais devem ser designados por portaria, e devem ser utilizadas considerando a ordem cronológica dos documentos.

 9Realizar o encerramento/fechamento de todos os blocos de assinatura que estejam abertos na unidade e não necessitem mais de uso. Deixar muitos blocos de assinatura abertos deixa o SEI lento para uso.

10 - Utilize as teclas CTRL + SHIFT + V para colar informações em documento no SEI sem perder formatação (ou perdendo pouca).

11 - Ao iniciar um processo no SEI, certifique-se de sempre preencher o campo “Interessados” com o nome do servidor ou, quando for o caso, com o nome da unidade. Essa informação permite a adequada identificação do interessado no processo, além de reduzir retrabalhos para outras unidades organizacionais.

12 - Antes de iniciar um novo processo no SEI, verifique se o assunto a ser tratado é continuidade ou está relacionado a processo anteriormente criado/utilizado. Esse procedimento permite que informações relativas a um mesmo processo fiquem registradas em único local, facilitando a organização processual e a localização de informações.

13 - Assinatura de documentos: a caneta amarela ao lado do documento indica que o documento não foi visualizado por outras unidades e que a assinatura pode ser cancelada para edição do documento. A caneta preta no documento indica que ele não pode mais ser editado. Para deixar um documento sem a possibilidade de edição, após a assinatura, basta concluir e, na sequência, reabrir o processo na unidade.

14 - Antes de cancelar um documento nato-digital no SEI, você pode criar uma cópia (não assinada) para evitar ter que preenche-lo integralmente novamente. Para isso, ao criar um novo documento do mesmo modelo, clique na opção "Documento Modelo" e insira o número SEI do documento que quer copiar. Com isso, uma cópia será criada e, se for o caso, o documento anterior poderá ser cancelado.

Em caso de dúvidas, consulte a Base de Conhecimento (BC) no SEI referente ao tipo de processo utilizado. A BC está disponível no ícone "B" ao lado do número do processo ou do tipo de processo (menu Iniciar Processo) ou consulte o Facilitador do SEI da sua área de lotação.

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