Eventos

Publicado 6/22/2021, 3:33:51 PM, última modificação 2/28/2024, 3:53:37 PM
SOLICITAÇÃO RESERVA DE ESPAÇOS ADMINISTRADOS PELA ASCEV-CT - Sede Centro

Para a execução de um evento é necessário disponibilidade de tempo para a organização, principalmente considerando a demanda por espaços próprios para a realização de eventos. Assim, para reservar os espaços administrados pela ASCEV-CT - Sede Centro, é essencial anterioridade nas tratativas de reserva.

A Solicitação de Reserva SRE deve ser efetuada com um prazo mínimo de 5 (cinco) dias e máximo de 2 (dois) semestres. A solicitação será analisada e a reserva será considerada autorizada com a efetivação do registro na AGENDA ASCEV. 

No caso de divergência ou indisponibilidade de atendimento, a equipe entrará em contato com o responsável via e-mail e o período requerido será registrado como "Pré reserva" por 5 (cinco) dias, sendo então liberado para o próximo requisitante, caso não regularizada a situação.

A reserva e uso de espaços para eventos com a participação de público externo deverá, obrigatoriamente, ser parte integrante de Projeto de Extensão ou Programa de Extensão homologado na UTFPR. Devendo ser informado o número de registro no Sistema de Acompanhamento de Projetos (SAP) e anexado o arquivo em PDF da proposta no SAP.

Passo a passo:

1 - Verificar a disponibilidade do espaço desejado na AGENDA 2024atentando-se às abas de separação dos meses e as divisões em linhas dos espaços. Observe a limitação de pessoas para cada espaço.

2 - Se o espaço estiver disponível, o solicitante deverá preencher e enviar o FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE ESPAÇO 2024 (um formulário para cada ambiente). É necessário inserir as seguintes informações sobre o evento: data, local, materiais de apoio necessários ao evento e detalhes gerais como nome, objetivo, público etc.. Da mesma forma, dados do servidor responsabilizável pela integridade do espaço, dos materiais e pelo evento como um todo.

3 - Para solicitar material de apoio, desde que não estejam vinculados a eventos agendados, é necessário preencher o formulário SOLICITAÇÃO DE MATERIAL DE APOIO, em até 3 dias úteis antes da retirada do material solicitado, estando sujeito a disponibilidade.

Ressalvas

➜ Atualmente não realizamos reservas para eventos externos.

➜ Sem um servidor responsabilizável, não serão efetuadas reservas. 

➜ As reservas não podem ultrapassar o período de 5 dias.

➜ Para alteração de data ou local, preencher outro formulário indicando se tratar de alteração.

➜ No caso de dúvidas, entre em contato com a ASCEV-CT pelo e-mail <ascev-ct@utfpr.edu.br>.

➜ Não é permitida a troca de espaços ou datas sem a comunicação prévia pelo e-mail <ascev-ct@utfpr.edu.br>.

Observações importantes:

➜ Para os eventos realizados períodos fora do expediante normal de servidores públicos e terceirizados (finais de semana, feriados, recessos) serão exigidos prestadores de serviço para realização de limpeza e operação de audiovisual, considera-se um turno de 4 horas. Os ajustes e pagamentos relativos não serão intermediados pela ASCEV ou AATA.

➜ Ao requisitar filmagem, o responsável deverá obter as devidas autorizações de uso de imagem. No caso de dúvidas entrar em contato com a AATA <aata-ct@utfpr.edu.br>.

➜ Para uso de músicas o responsável deverá entregar na AATA uma cópia do comprovante de pagamento da respectiva taxa ao ECAD, lembrando que algumas músicas são livres de direitos autorais.