PP004 - Processo de Pagamento de Auxílio Financeiro a Estudantes

4.     Pagamento de Auxílio Financeiro a Estudantes

         É o processo de pagamento de auxílio financeiro aos estudantes para a inscrição em eventos, de forma a auxiliar as atividades de pesquisa bem como as atividades inerentes ao programa de pós-graduação.

4.1. Solicitação ao professor orientador

Quando: Antes da data do evento pretendido.

Quem: Aluno.

Como: O aluno solicita ao professor orientador o auxílio para que ele participe em determinado evento.

4.2. Solicitação ao coordenador PPGA-CT

Quando: Após solicitação do aluno.

Quem: Professor orientador.

Como: O orientador consulta o coordenador do PPGA-CT quanto a disponibilidade de recursos para o pagamento de auxílio ao aluno.

4.3. Verificar disponibilidade de recursos

Quando: Após solicitação do professor orientador.

Quem: Coordenador PPGA-CT.

Como: Verificar a disponibilidade de recursos para o pagamento de auxílio ao aluno. Se houver recursos, é solicitado ao aluno os documentos para seguir o processo. Caso não haja recursos, o processo é encerrado.

4.4. Verificar documentação

Quando: Depois da entrega dos documentos.

Quem: Coordenador PPGA-CT.

Como: Verificar se o “Formulário para requisição de inscrição/restituição em congresso, seminário, curso e eventos similares” foi preenchido de forma correta pelo professor orientador e se todos os documentos foram anexados ao formulário. Os documentos anexados são: cópia do aceite do artigo/trabalho; cópia da primeira página do artigo/trabalho; folder do evento contendo a programação e os preços de cada categoria de inscrição ou impressão da página do evento, na internet. Se algum desses itens estiverem faltantes ou não conforme, o coordenador solicita ao orientador, que por sua vez solicita ao aluno, a adequação dos documentos.

4.5. Abertura de processo no SEI (Sistema Eletrônico de Informações)

Quando: Após todos os documentos estiverem conformes.

Quem: Coordenador PPGA-CT.

Como: Havendo a disponibilidade de recursos e os documentos necessários foram levantados, é aberto o pedido no SEI na categoria de assistência estudantil: auxílio para participação de discente em eventos. São anexados ao processo o formulário (e seus documentos anexados) e uma carta de justificativa, que o coordenador deve redigir detalhando e justificando a importância ao aluno, ao curso e a UTFPR da participação do aluno no evento, a qual deve ser feita em formato de despacho. A criação do pedido gera um número, o qual é utilizado para a consulta do andamento e informações do processo.

4.6. Transformar em processo de compra

Quando: Após criação pedido no SEI.

Quem: Coordenador PPGA-CT.

Como: O requerimento é transformado em processo de compra dentro do SEI, através de requisição de materiais, bens e serviços.

4.7. Determinar valor das diárias

Quando: Após abertura de processo de compra.

Quem: Coordenador PPGA-CT.

Como: Cálculo do valor da diária que será paga ao aluno em função do período do evento. A diária envolve custos de hospedagem, transporte e alimentação, e o valor pago ao aluno não deve ser superior ao teto da diária de professores.

4.8. Verificar disponibilidade de recursos na rubrica especifica

Quando: Após levantamento do valor das diárias.

Quem: Coordenador PPGA-CT.

Como: Verificar se há dinheiro disponível na rubrica específica (subconta 339018.04). Caso não haja dinheiro disponível, deve solicitar redirecionamento de outra rubrica para a 339018.04. Uma vez com saldo disponível, a requisição segue pelo coordenador.  

4.9. Realizar requisição financeira no sistema corporativo da UTFPR

Quando: Conforme disponibilidade de recursos.

Quem: Coordenador ou vice coordenador PPGA-CT.

Como: O responsável deve abrir uma requisição financeira no sistema corporativo da UTFPR, onde deve detalhar a justificativa, inserir o código 86164 referente a pagamento de auxílio a estudante.

4.10. Incorporar requisições no SEI

Quando: Após requisição financeira.

Quem: Coordenador PPGA-CT.

Como: Incorporar as requisições realizadas anteriormente ao sistema SEI.

4.11.   Colocar documento no bloco de assinaturas

Quando: Após as requisições forem incorporadas no SEI.

Quem: Coordenador PPGA-CT.

Como: Dentro do SEI deve ser colocado o documento em um bloco de assinaturas que envolva o PPGA-CT, DOF-CT e DIRPPG-CT. O coordenador assina o documento e disponibiliza o bloco de assinaturas.

4.12.   Enviar processo ao DIRPPG-CT

Quando: Após as assinaturas necessárias.

Quem: Coordenador PPGA-CT.

Como: Redigir oficio de encaminhamento do processo para o DIRPPG-CT, solicitando o deferimento do mesmo.