Solução do Eproc otimiza proteção de dados pessoais no SEI ; saiba quando classificar documentos como públicos ou restritos
Para atender as exigências do Acórdão do Tribunal de Contas da União (TCU) nº 484/2021, que trata da Lei de Acesso à Informação (LAI) e da Lei Geral de Proteção aos Dados (LGPD), os servidores do Escritório de Processos (Eproc) da UTFPR realizam um monitoramento ativo dos processos que estão disponibilizados no Sistema Eletrônico de Informação (SEI). Pela orientação do TCU, todos os processos e documentos devem ser classificados como públicos, porém, a publicação de certos tipos de dados pode acarretar descumprimento da LGPD.
“Ao realizar o monitoramento ativo de processos públicos, o Eproc identificou a situação de documentos inseridos pelos usuários em nível de acesso público, mas que deveriam estar em nível de acesso restrito, por conterem informações pessoais como CPF, RG e contas bancárias. Por isso, desenvolvemos uma ferramenta que pudesse auxiliar nesse monitoramento”, explica a chefe do Escritório de Processos, Raquel Kolitski Stasiu.
A ferramenta, baseada em Automação Robótica de Processos (RPA), realiza, desde outubro do último ano, o monitoramento de documentos públicos de forma automatizada, seguido de envio de alerta para o usuário responsável.
Segundo o EPROC, a ferramenta realiza um primeiro filtro, com alta probabilidade de acerto, reduzindo para em torno de 1% o número de documentos a serem conferidos manualmente.
Só no ano de 2024, foram criados 55.975 processos com mais de 658 mil documentos no Sistema.
Quando o documento é Público ou Restrito?
A determinação é que as instituições disponibilizem a consulta pública de todos os seus processos e documentos no sistema para Atendimento ao Acórdão TCU nº 484/2021, em consonância com a LGPD e LAI.
Para atender a LAI e a LGPD, o servidor deve analisar os documentos caso a caso, considerando a existência de interesse público e de conteúdo pessoal ou sensível. Caso não haja interesse público em um documento com dados pessoais ou sensíveis, este deverá ser inserido no processo com acesso restrito. Caso haja interesse público e o documento contenha dados pessoais ou sensíveis, deverão ser seguidas as orientações de tarjamento destes dados para atendimento da LGPD.
Processos relacionados a afastamento por motivos de saúde, para cuidar de pessoa da família ou a licença por conta de morte de familiar são exemplos de processos com conteúdo restrito, pois possuem informações de cunho pessoal do servidor. Já aqueles que se referem a portarias de afastamento do país, afastamento para pós-graduação, Programa de Gestão e Desempenho (PGD), licença capacitação, entre outros, em regra, são públicos.
Mais informações sobre a publicidade dos documentos e processos estão disponíveis no link de ajuda do Eproc.
Sistema Eletrônico de Informação
O Sistema Eletrônico de Informação (SEI) foi implantado na UTFPR no ano de 2017 e, atualmente, conta com mais de quatro milhões de documentos inseridos até então. O Sistema permite produzir, editar, assinar e tramitar processos dentro de toda a instituição, facilitando o fluxo de todos os documentos.
