Veículos Oficiais - AP
Documentos
Formulários
- Anexo I: Termo de Responsabilidade do Solicitante da Viagem e/ou Visita Técnica
- Anexo II: Relação dos Passageiros
- Anexo III: Autorização para Direção de Veículo Oficial
- Anexo IV: Termo de Vistoria referente a Viagem e/ou Visita Técnica
- Anexo V: Diário de Bordo/Atividades de Veículo Oficial
- Anexo VI: Relatório de Registro de Ocorrências e Sugestões do Serviço de Transporte
Solicitação de Veículos Oficiais
1° PASSO:
Preencha a SOLICITAÇÃO DE AGENDAMENTO eletrônica no Sistema Corporativo, ao clicar no ícone com estrela e, em seguida, na opção do menu esquerdo "Agendamento de Veículos".
- No campo finalidade, colocar o máximo de informação possível para facilitar a escolha do veículo e atendimento pelo motorista;
- O Aprovador (pode ser informado mais de um) do deslocamento/viagem deve ser a chefia imediata. Diretores de Área podem informar como Aprovador os servidores do DESEG;
- Solicite ao Aprovador indicado na SOLICITAÇÃO DE AGENDAMENTO para aprovar seu deslocamento/viagem
- A solicitação somente será disponibilizada para o DESEG fazer o atendimento após a liberação eletrônica pelo Aprovador;
- Qualquer deslocamento/viagem/visita técnica envolvendo alunos, devem ser acompanhados, obrigatoriamente, por um Professor.
- As solicitações de agendamento devem ser feitas nos seguintes prazos de antecedência mínima: Local – 01 (um) dia, Viagem/Visita Técnica – 05 (cinco) dias.
2° PASSO: Caso o motorista não esteja disponível para o deslocamento/viagem ou caso seja necessário o servidor conduzir o veículo oficial, deve solicitar a Chefia do DESEG, a Autorização para Direção de Veículo Oficial e assinar o Termo de Responsabilidade, que terá validade dentro do ano de sua emissão. (Portarias antigas de autorização foram revogadas)
- Em todas as viagens que for conduzir o veículo oficial o servidor deve portar essa autorização.
3° PASSO: No dia e hora solicitado, os passageiros devem se dirigir ao estacionamento de veículos oficiais e se identificar para o motorista que o transportará ao destino indicado.
- O Motorista aguardará pelo passageiro por um período de até 15 (quinze) minutos, a contar do horário solicitado, tendo em vista as demais programações agendadas pelo Departamento.
- Caso o próprio servidor que for conduzir o veículo, deve dirigir-se ao DESEG para retirar a chave do veículo e o Diário de Bordo. Fora do horário de atendimento do Departamento, a chave deverá ser retirada e devolvida na portaria;
4° PASSO: Antes de iniciar seu trajeto verifique as condições gerais do veículo e preencha o Diário de Bordo.
5° PASSO: Assim que encerrada a utilização do veículo, entregue ao DESEG as chaves do mesmo, juntamente com o Diário de Bordo preenchido e assinado.
- Informe no Diário de Bordo, quaisquer ocorrências, avarias ou defeitos apresentados;
- O Diário de Bordo é essencial para o encerramento eletrônico da viagem, dessa forma a não entrega do mesmo, devidamente preenchido, impede nova utilização do veículo pelo servidor.
Procedimento para solicitação de Micro-ônibus ou Ônibus
Além dos passos acima, deverá:
1 – Preencher e entregar no DESEG o Roteiro da Viagem, Termo de Responsabilidade do Solicitante e Aprovação da Diretoria;
- Alterações no Roteiro de Viagem é permitido até 48 horas antes do horário marcado para a saída, devendo ser preenchido novo formulário com as devidas autorizações, sendo reavaliado a viabilidade da viagem.
- Durante a viagem não é permitido a alteração de roteiro sem o prévio consentimento do DESEG.
2 – Preencher e entregar no DESEG a Relação de Passageiros em até 24 horas antes do horário marcado para saída. (Não é necessário preencher a lista de passageiros constante na SOLICITAÇÃO DE AGENDAMENTO eletrônica)
3 – O responsável pela viagem, na presença do motorista ou servidor do DESEG, deverá vistoriar o veículo na saída e no retorno, preenchendo para tanto o Termo de Vistoria.
4 – Caberá ao responsável pelo grupo preencher e entregar no DESEG em até 24 horas após o retorno da viagem o Relatório de Registro de Ocorrências e Sugestões.
*O não cumprimento dessa obrigação implica no impedimento do servidor realizar nova viagem;
Solicitação do Ônibus Apucarana / Cornélio Procópio / Londrina
*As despesas destas viagens deverão ser custeadas pelo setor requerente: Combustível, diárias e horas extras dos motoristas, manutenção do ônibus, etc.
1° PASSO: Consulte o DESEG Apucarana para certificar se existe disponibilidade na agenda do ônibus na data desejada.
2° PASSO: Havendo disponibilidade nas agendas, compareça ao DESEG com o Roteiro de Viagem em mãos para fazer a simulação de despesas da viagem;
3° PASSO: Procure a Diretora de Planejamento para o acordar sobre o reembolso das despesas tendo em mãos o formulário da estimativa de despesas fornecido pelo DESEG;
4° PASSO: Preencha SOLICITAÇÃO DE AGENDAMENTO eletrônica conforme descrito acima, entregue no DESEG a documentação descrita no item PROCEDIMENTO ESPECIAL PARA UTILIZAÇÃO DE Micro-ônibus OU Ônibus juntamente com a ESTIMATIVA DE DESPESAS devidamente autorizada pela Diretora de Planejamento;