Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD)
A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) tem como objetivo avaliar os documentos de arquivo da UTFPR, bem como orientar e acompanhar a adoção, aplicação e atualização dos Códigos de Classificação básicos relativos às atividades-meio da Administração Pública e às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior - IFES.
Em caso de dúvidas ou de necessidade de mais informações:
- Servidores: entrem em contato com a CPAD pelo e-mail cpad@utfpr.edu.br.
- Demais: sigam as orientações disponíveis na página do Serviço de Informação ao Cidadão (SIC).
Constituição
Para viabilizar os trabalhos, foram constituídas as SUB-Comissões de Avaliação, conforme regulamento:
Resolução do COPLAD nº 03/2012 - constitui a CPAD-UTFPR.
Instrução Normativa nº 47/2023 - dispõe sobre a adoção da tabela de temporalidade de arquivos relativos às atividades-fim e atividades-meio da UTFPR
(Revogada pela IN nº 47/2023) Ordem de Serviço n° 01/2012 - adota, no âmbito desta Instituição, os códigos e tabelas de temporalidade e destinação de documentos de arquivos relativos às atividades-meio e atividades-fim das IFES.
Portaria de Pessoal Gabir/UTFPR nº 1.669/2022 - designa os membros da CPAD e determina a apresentação de proposta de atualização do Regulamento Interno da CPAD.
Legislação e normas referentes a documentos de arquivos
Lei nº 8.159/1991 (Lei de Arquivos) - dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.
Decreto nº 4.073/2002 - regulamenta a Lei nº 8.159/1991.
Decreto nº 4.915/2003 - dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos - Siga.
Decreto nº 10.148/2019 - institui a Comissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da administração pública federal, dispõe sobre a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, as Subcomissões de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da Administração Pública Federal e o Conselho Nacional de Arquivos, e dá outras providências.
Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal, conforme Portaria nº 47 de 14 de fevereiro de 2020.
Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior – IFES, conforme Portaria nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013.
Resolução nº 44/2020 - dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.
Avaliação de Documentos
Trabalho de grupo multidisciplinar que consiste no processo de análise dos documentos de arquivo identificando seus valores administrativo, fiscal ou legal para a Instituição, estabelecendo os prazos de guarda no arquivo corrente e intermediário, visando a guarda permanente dos documentos considerados de valor probatório, informativo ou histórico.
Os documentos podem ser:
de guarda permanente;
de guarda intermediária, e;
de guarda eventual.
Após a avaliação, o setor que possuir documentos sem valor administrativo, legal ou fiscal para a Instituição ou que já cumpriram os prazos de guarda no arquivo intermediário e não foram considerados de valor permanente, poderão ser eliminados. Para isso, deverá ser elaborada a Listagem de Eliminação de Documentos.
Para mais informações sobre a avaliação e eliminação, acesse o Manual de Gestão de Documentos (Arquivo Nacional, 2011).