Atribuições do EPROC
O Escritório de Processos da UTFPR tem suas ações apoiadas em quatro eixos principais que agrupam diferentes atribuições:
Governança de Processos
Alinhamento de Processos: identificar os processos organizacionais e seus respectivos patrocinadores; identificar papéis e responsabilidades dos atores envolvidos; detectar processos críticos e transversais, de forma sistêmica e orientada às atividades fim e de gestão; promover o alinhamento dos processos de negócio aos objetivos institucionais e à legislação vigente; intervir junto às áreas de negócio para que ocorra a efetiva execução do processo definido ou sua melhoria, facilitando a implantação de mudanças acordadas;
Elaboração de Cadeia de Valor: identificar e representar macro etapas que caracterizam os processos de negócio ponta a ponta, permitindo o alinhamento e visão integrada de processos de negócio;
Modelagem de Processos: representar por meio de notação gráfica o fluxo dos processos em suas visões macro e detalhada, incluindo processos transversais, de acordo com as notações vigentes, considerando a situação atual (as is), a proposta de melhorias (to be), as oportunidades de transformação digital dos processos, a identificação dos riscos e o mapeamento de fontes de dados para fins de governança;
Gestão por Processos: elaborar e desenvolver ações para melhoria dos processos de negócio institucionais, aplicando princípios de governança, promovendo o mapeamento de riscos dos processos e recomendando a implementação de controles internos visando a mitigação do(s) risco(s); elaborar e revisar periodicamente o modelo de negócio, os macroprocessos, o mapa estratégico e a cadeia de valor dos macroprocessos da UTFPR alinhados aos documentos institucionais;
Fomento da Cultura de Governança de Processos: fornecer orientações e treinamentos em melhores práticas, princípios e padrões, difundindo a cultura da Governança de Processos;
Gestão do conhecimento: disponibilizar em repositório institucional portfólio dos processos de negócio, bases de conhecimento, processos mapeados, cadeia de valor, jornada do usuário, documentos padronizados entre outros artefatos que contribuam para continuidade do funcionamento da instituição;
Comunicação: estabelecer canal de comunicação com servidores, usuários, patrocinadores e unidades organizacionais, com o objetivo de compartilhar informações e coletar inconformidades e/ou sugestões de melhorias nos processos institucionalizados visando a continuidade de negócio e a gestão do conhecimento institucional.
Governança de Dados
Alinhamento: estruturar e implementar diretrizes de alinhamento entre pessoas, processos e tecnologia aderentes às boas práticas de gestão de dados e à legislação vigente;
Elaboração de Painéis Interativos: elaborar e disponibilizar no portal institucional painéis interativos com dados e indicadores de interesse público sobre a UTFPR; apoiar as áreas de negócio na estruturação de dados analíticos para os painéis interativos para apoio à gestão, gerando indicadores institucionais consistentes e confiáveis;
Fomento da Cultura de Governança de Dados: fornecer orientações e treinamentos em melhores práticas, princípios e padrões, difundindo a cultura da Governança de Dados;
Assessoramento sobre a Privacidade dos Dados Pessoais: analisar, apoiar e deliberar, no papel de Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais (DPO - Data Protection Officer), questões relacionadas ao risco de exposição de dados pessoais dos titulares em que a UTFPR atua como Controlador, na forma da Lei Geral de Proteção de Dados; observar, durante a modelagem do processo, o mapeamento dos dados, em especial os aspectos relacionados à privacidade, identificando e mitigando riscos relacionados à exposição dos dados institucionais;
Curadoria / administração de dados: promover alinhamento entre as áreas para divulgar dados e indicadores institucionais, respeitando normas e boas práticas vigentes, identificando e propondo estratégias para implementar extração, manipulação e outros tratamentos de dados e indicadores, de acordo com a necessidade institucional;
Governança Digital
Identificação de necessidades de Transformação Digital: identificar necessidades de informatização e/ou automação para melhoria de processos, a partir da visão ponta a ponta do processo de negócio;
Especificação de requisitos para Transformação Digital: especificar os requisitos de negócio, em interface com a área envolvida e a Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação (DIRGTI), para implementação de funcionalidades nos Sistemas Corporativos Integrados (SCI);
Alinhamento: estruturar ações de alinhamento do processo de negócio com as funcionalidades implementadas nos SCI;
Análise de viabilidade: realizar, em conjunto com as áreas envolvidas, a análise de viabilidade de desenvolvimento e/ou aquisição de sistemas e ferramentas institucionais;
Automação de processos: identificar, especificar e implementar atividades que automatizem processos, integrando plataformas/sistemas;
Normatização de documentos e assinaturas digitais: estabelecer regras para tratamento de documentos e assinaturas digitais e seu ciclo de vida;
Fomento da cultura de Governança Digital: fornecer orientações e treinamentos em melhores práticas, princípios e padrões, difundindo a cultura da Governança Digital;
Configuração do Processo Eletrônico e Documentos Digitais: identificar necessidades e promover a especificação / parametrização de processos eletrônicos e documentos digitais para atender o processo de negócio, bem como, a legislação vigente.
Governança Digital em relação à Gestão e Administração do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-UTFPR)
Parametrização: realizar a gestão do SEI-UTFPR, parametrizando o sistema para as necessidades institucionais, desenvolvendo bases de conhecimento, criando e configurando processos e documentos digitais, administrando perfis de acessos de usuário, entre outros;
Coordenação do Comitê Gestor: participar e coordenar ações junto ao Comitê Gestor do SEI-UTFPR, tomando as medidas necessárias para o melhor funcionamento do sistema no âmbito da instituição;
Desenvolvimento de módulos: desenvolver e implementar módulos para o SEI-UTFPR;
Atualização: coordenar atividades de atualização de versão do SEI-UTFPR;
Monitoramento: monitorar a disponibilidade e funcionamento do SEI-UTFPR, prestando suporte aos usuários;
Representação institucional: representar a instituição como ponto focal para as comunicações de órgãos externos relacionadas ao SEI-UTFPR.
Além disso, o EPROC:
– atende e orienta as áreas em diferentes questões, tais como instruir processos documentais, abrir chamados, dúvidas sobre sistemas e serviços digitais, dúvidas sobre governança, demandas de órgãos externos, auxílio na definição e elaboração de atos normativos, entre outros;
– atende “gaps” ou rupturas entre as áreas;
– realiza a análise de demandas das áreas de negócio para auxiliar a definir a implementação de soluções;
– dá suporte na estruturação das comissões institucionais;
– participa em comissões institucionais e grupos de trabalho para melhorar a visão sistêmica dos processos de negócio;
– apoia a elaboração do Relatório de Gestão;
– elabora o modelo de negócio e coleta os dados de desempenho institucional para o Relatório de Gestão;
– gerencia o Sistema "Cadastro de Comissões";
- atua como Encarregado de Dados ou DPO (Data Protection Officer) em relação à LGPD na UTFPR.
- é uma das áreas que compõe a Unidade de Gestão da Integridade (UGI).