Instrução Normativa GABIR 10-2020

Publicado 9/2/2020, 1:52:12 PM, última modificação 9/2/2020, 2:57:58 PM
Dispõe sobre diretrizes para Processo Eletrônico, Assinatura Digital e Documentos Nato-Digitais no âmbito da UTFPR.

Essa IN tem o objetivo de complementar a Ordem de Serviço UTFPR nº 01/2017, de 31/07/2017, que institucionalizou o SEI (Sistema Eletrônico de Informações) na UTFPR e apresentar diretrizes para Processo Eletrônico, Assinatura Digital e Documentos Nato-Digitais na instituição, inclusive compreendendo outros Sistemas Corporativos que dispuserem dessa tecnologia.

A IN revoga a Ordem de Serviço UTFPR nº 03/2020, que dispõe sobre assinatura eletrônica nos documentos de terceiros encaminhados à UTFPR, pois esse tema também está abrangido nesse novo documento. 

A seguir estão descritos os principais temas contidos na IN:

- glossário com termos utilizados no processo eletrônico;

- regras e procedimentos relativos à assinatura eletrônica;

- responsabilidades do usuário dos sistemas de informação disponibilizados pela UTFPR;

- credenciamento de usuário externo à UTFPR nos sistemas de informação disponibilizados pela UTFPR;

- responsabilidades das áreas e usuários em relação ao processo e aos documentos eletrônicos;

- regras sobre o Boletim de Serviço Eletrônico do SEI-UTFPR.

Além disso, a referida IN:

- atribui a resolução dos casos omissos sobre o tema ao Comitê de Governança, Riscos e Controles da UTFPR;

- regulamenta as assinaturas eletrônicas nos Sistemas Corporativos da UTFPR;

- faculta ao patrocinador do processo de negócio a possibilidade de dispensa de apresentação de comprovante de residência no cadastro do usuário externo, bastando a autodeclaração;

- estabelece os casos permitidos e os procedimentos necessários para o cancelamento de documentos nos processos eletrônicos.

Resumo com os principais temas abordados na IN:

COMO ERA

COMO FICA COM A NOVA IN

 Assinatura Digital:

- por senha

- por certificado digital

- por senha cadastrada

 

 Assinatura Eletrônica (art. 4º):

- simples

- avançada

- qualificada

 

Assinatura apenas pelo SEI-UTFPR

 

Assinatura eletrônica pode ser realizada no SEI-UTFPR e nos Sistemas Corporativos da UTFPR que dispuserem dessa tecnologia (art. 6º).

 

Ressalta-se que os documentos gerados e assinados nos Sistemas Corporativos estão dentro do contexto de automação da referida atividade informatizada e não estão dentro de um processo documental como acontece no SEI.

 

 

Cancelamento de documento era realizado sem a devida justificativa

 

 

Cancelamento de documento só pode ser realizado se este não fizer parte do objeto do processo, mediante justificativa em “Termo de Cancelamento de Documento”, registrado no próprio processo e assinado pelo requerente e/ou pelo dirigente da unidade (art. 22).

 

A orientação é a de que documentos incompletos devem ser complementados em novo documento. E aqueles que não tenham mais validade devem ser tornados sem efeito por meio de novo registro.

Orientações sobre cancelamento de documentos no SEI